Hoe kun je als wereldwijde organisatie e-mailcreatie en -implementatie democratiseren om klanten binnen enkele uren te bereiken, in plaats van dagen of weken?

Dat was de vraag die Scaled Agile moest beantwoorden. Voor de context: Scaled Agile biedt het Scaled Agile Framework® (SAFe®), een manier van werken die meer dan 20.000 ondernemingen over de hele wereld helpt. SAFe® stelt ondernemingen in staat om zakelijke wendbaarheid te bereiken en te behouden.

De klanten van Scaled Agile worden getraind via een rolgebaseerd curriculum in SAFe Studio™, een online platform voor het leren, oefenen en beheren van SAFe. Met meer dan een miljoen professionals getraind in SAFe® praktijken en een partnernetwerk van meer dan 500 aangesloten bedrijven, stimuleert de organisatie innovatie in bijna elke industrie.

Naarmate het bereik van Scaled Agile groeide, wist het bedrijf dat het een even flexibele e-mailoplossing nodig had. Een oplossing die knelpunten wegnam en het aantal capabele medewerkers uitbreidde die betrokken waren bij het maken en reviseren van e-mails, en dat alles zonder de time-to-market te vertragen.

Toen Scaled Agile eenmaal zag hoe efficiënt en productief MessageBird's product - Taxi voor e-mail - voor hen kon zijn, was de beslissing om samen te werken snel genomen.

De uitdaging: Een vervelend, inefficiënt proces voor het maken van e-mails

Voordat Taxi werd geïmplementeerd, stuurde Scaled Agile elke e-mail, ongeacht de afzender of het doel, naar een select aantal marketeers. Het team schakelde heen en weer tussen bestaande tools die niet de juiste toegang, UI en creatieve autonomie gaven die ze nodig hadden. Het kleine team werd al snel overbelast met bewerkingen van kopij, ontwerp en backend HTML-infrastructuur. Uiteraard leidde dit goedkeuringsproces tot lange, inefficiënte tijdlijnen voor het maken en uitrollen van e-mails.

"Er waren meer knelpunten, simpelweg omdat minder mensen de mogelijkheid hadden om onze e-mails te bouwen," zegt Adam Wilbur, directeur marketing bij Scaled Agile. "Ook al hadden we toen een templated design systeem, iedereen die een e-mail wilde samenstellen had op zijn minst enige HTML-kennis nodig."

Het resultaat was dat afdelingen als sales en HR eerst moesten werken met een copywriter in een Google Doc en daarna met een ontwerper. Daarna doorliep elke e-mail meerdere testrondes en goedkeuring door de directie. Sommige teams gingen gewoon hun eigen gang en besloten hun eigen e-mails af te vuren, zonder begeleiding van het marketingteam, om het proces helemaal te omzeilen.

"Al deze beoordelingen en revisies hielden ons echt op en zorgden ervoor dat andere afdelingen te afhankelijk werden van marketing om de klus te klaren," voegt Adam toe. Ze hadden één tool nodig die meerdere teams konden gebruiken om e-mailcontent en conceptlinks aan de juiste mensen te leveren zonder cruciale processen of sjablonen te doorbreken.

Dat veranderde allemaal toen Scaled Agile de marketing- en communicatieresultaten zag die ze konden behalen met de functies die Taxi biedt.

De oplossing: Een flexibele, gebruiksvriendelijke e-mailoplossing en -proces

Het team van Scaled Agile zocht niet alleen samenwerkingsgemak, maar ook een e-mailpartner die de creatieve en procesflexibiliteit kon bieden waar ze naar snakten. Ze keken naar andere aanbieders, maar elk van hen kwam met obstakels die varieerden van privacyproblemen tot beperkte seats per licentie.

In 2019 ging Scaled Agile van start met Taxi, met behulp van een e-mailsjabloon. In 2022 hebben ze, als onderdeel van hun rebranding, het e-mail template vervangen door een vernieuwde en gerebranded versie als onderdeel van het business starter pakket. Dit pakket gaf Scaled Agile de tools om een nieuwe look en feel te implementeren in al hun e-mails, zodat het overeenkwam met hun vernieuwde merk.

Met de hulp van Taxi hebben de marketing teams van Scaled Agile meer dan 80 geautomatiseerde emails opnieuw geconfigureerd in slechts een paar weken in plaats van maanden.

Vandaag de dag gebruikt het Scaled Agile team Taxi om consequent hun communicatie KPI's te halen dankzij een robuust proces dat andere teams dan marketing in staat stelt om unieke berichten te creëren die hun klanten blij maken (en on-brand blijven).

Het beste van alles is dat er geen technische problemen zijn geweest. De marketingafdeling van Scaled Agile zei dat ze na de implementatie slechts één keer contact hoefden op te nemen met Taxi Klantenservice, omdat het platform "zo gebruiksvriendelijk" is.

Hoe Taxi for Email Scaled Agile helpt e-mailcreatie te democratiseren en de efficiëntie te verhogen

Met de Taxi oplossing van MessageBird die hun e-mail ecosysteem aanstuurt, hebben verschillende teams bij Scaled Agile volledige autonomie over wat er in het interne of externe berichtenverkeer terecht komt.

Vóór Taxi waren beheerders bezorgd over het geven van toegang aan gebruikers - één kleine verandering kon uitmonden in een technische nachtmerrie. Nu kunnen de verkoop- en HR-teams hun eigen unieke e-mails of campaigns maken zonder zich zorgen te hoeven maken dat er iets kapot gaat of dat belanghebbenden elke keer als er iets gewijzigd moet worden, moeten worden ingeloot.

Als gevolg daarvan hoeft het marketingteam geen vervelende reviewtaken meer uit te voeren en kan het werken aan andere initiatieven die leads en omzet genereren. Zoals Lauren Clark, Partner Marketing Manager bij Scaled Agile, het zegt: "Het samenwerkingsgemak haalt veel giswerk uit het proces."

"Een goed voorbeeld hiervan in actie is onze HR onboarding e-mailserie genaamd 'Tip van de dag'," voegt ze eraan toe. "Nieuwe werknemers krijgen 30 dagen lang e-mails met onderwerpen variërend van ons welzijnsprogramma tot een demo voor het instellen van een e-mailhandtekening. Hoewel we multifunctionele teams en aannemers hebben die aan deze e-mails werken, heb ik er nog nooit één hoeven bekijken."

"Het is een veilige ruimte voor gebruikers om samen te creëren, bewerken en beoordelen."

Taxi heeft het uitrolproces van e-mails in alle business units van Scaled Agile aanzienlijk gedemocratiseerd. Met meer makers die samenwerken in één intuïtief ecosysteem, zijn verbeteringen drastisch merkbaar in drie hoofdcategorieën.

1. Het schrijven-beoordelen-uitrollen e-mailproces verloopt soepeler en sneller

Met behulp van Taxi heeft het bedrijf de doorlooptijd voor e-mail campaigns teruggebracht van enkele weken naar slechts enkele uren. Deze verbeterde flexibiliteit stelt Scaled Agile in staat om onderling verbonden e-mail campaigns en drips in een mum van tijd in gebruik te nemen. De marketing- en verkoopinspanningen van het bedrijf zijn nu schaalbaar en concurreren beter op de markt.

"In plaats van dat iemand kopij opstelt in een gedeeld document, het naar een copywriter stuurt en het vervolgens ter goedkeuring naar iemand anders stuurt, hebben we die doorlooptijd drastisch verkort", legt Lauren uit. "Medewerkers gooien het gewoon in Taxi, delen de e-mail met iemand om de nodige goedkeuringen te krijgen, en je bent klaar."

Een beoordelingsproces dat leeft op één gehoste URL-locatie is het soort geoptimaliseerde workflow dat je normaal gesproken niet ziet bij marketing. "Meestal duurt het een week of langer om een e-mail te versturen, afhankelijk van het proces van het bedrijf," voegt Eva toe. "Met Taxi kan ik binnen een paar uur een e-mail versturen.

Het zal niemand verbazen dat Scaled Agile het aantal verzonden e-mails in alle teams aanzienlijk heeft verhoogd, jaar na jaar met Taxi.

2. Diep maatwerk en ondersteuning zorgen voor een torenhoge productiviteit

"Is het on brand?" is een vraag die het Scaled Agile Marketing team niet langer hoeft te stellen over hun e-mails. Een deel van de reden waarom e-mailcreatie door verschillende marketinglagen loopt, is dat merkconsistentie moeilijk is.

Handmatig controleren of alle sjablonen correct zijn ontworpen en de richtlijnen worden gevolgd, kan een hele klus zijn. Zelfs als je uren of dagen aan deze taak besteedt, is het allemaal niets waard als andere afdelingen de blauwdruk niet volgen.

Echter, Taxi's aanpasbare e-mail template systeem beschermde het merk Scaled Agile tegen ontwerpfouten, messaging faux pas en algemene off-brand e-mails. Het marketing team van het bedrijf heeft meer dan 100 emails geupdate met de makkelijk te gebruiken kloon en bewerk functies, een proces waar ze anders maanden over zouden hebben gedaan.

"Het is zo gemakkelijk om e-mails aan te passen met behulp van de ouderversie van een huidige of vorige campagne en deze te klonen naar de klantspecificaties die je nodig hebt", zegt Lauren. "Het heeft onze ABM-strategie geholpen om 'Hé, we kunnen snel veel meer aangepaste e-mails versturen. We hoeven niet te wachten. Design is geen headers meer maken. Wij hoeven het alleen maar in te typen, wat zo fijn is."

Deze gestroomlijnde aanpak betekent dat werknemers, aannemers en andere belanghebbenden zo creatief mogelijk kunnen zijn zonder buiten de gevestigde merkrichtlijnen te treden.

3. A/B-testen en zoekfunctionaliteit brengen duidelijkheid in campagneconfiguratie

Email marketing speelt een belangrijke rol in de winnende communicatiestrategie van Scaled Agile, vooral vanwege de tientallen tests die ze uitvoeren en waarvan ze leren. Testen maken een strakker versiebeheer van e-mails mogelijk, wat ervoor zorgt dat er geen bedrieglijke merkelementen naar klanten of prospects worden gestuurd. Beter testen heeft geleid tot een vereenvoudigd, efficiënt uitrolproces van campagnes voor Scaled Agile.

Taxi's test- en kwaliteitsborging (QA) functies stellen belanghebbenden in staat om e-mails voor desktop of mobiel in real-time te bekijken, zelfs als anderen nog extra wijzigingen aanbrengen. Deze functies stellen Scaled Agile, een bedrijf dat nooit een geformaliseerd QA proces had, in staat om in minder dan een jaar meer dan 55 tests uit te voeren op elementen zoals onderwerpregels, afbeeldingen, doelgroep segmenten en knop tekst.

"Als ik een wijziging in de voettekst moet aanbrengen in een serie van 10 berichten, kan ik dat direct doorvoeren in elke e-mail door de bovenliggende sjabloon te bewerken," voegt Eva toe. "Het is nu gunstig voor transactie-e-mails en A/B-tests voor ons - veel meer dan vroeger."

Met een catalogus van alle verzonden e-mails binnen handbereik, kunnen Scaled Agile medewerkers gebruik maken van Taxi's zoekfunctie om toegang te krijgen tot eerdere campaigns en hun omvangrijke archief gebruiken om toekomstige successen te onderbouwen.

Wat is de volgende stap voor Scaled Agile en MessageBird's Taxi voor e-mail?

Na de implementatie van Taxi en de recente rebranding, leeft Scaled Agile in een staat van e-mailnirvana. Marketing is gedeblokkeerd en bloeit nu niemand zich meer hoeft bezig te houden met het urenlang opstellen of beoordelen van e-mails.

Met meer dan 100 robuuste e-mailsjablonen voor werknemers in verkoop-, marketing- en HR-teams wil het leiderschap van Scaled Agile de praktijken nog verder segmenteren met "merken" die onder hun master e-mailsjablonen worden gerold.

"Merken is een optie om sub-sjablonen van je hoofdsjabloon te maken en bepaalde dingen aan te passen," legt Eva uit. "Wanneer het hoofdsjabloon wordt bijgewerkt, hebben die wijzigingen invloed op alle gekoppelde merken. Dus in plaats van een apart sjabloon te maken voor Japans, bijvoorbeeld, zou je een Japans merk hebben van het hoofdsjabloon."

Met de hulp van Taxi is Scaled Agile goed gepositioneerd om haar e-mail activiteiten uit te breiden om specifieke regionale en industrie doelgroepen aan te spreken en nog meer inkomstenpotentieel op de lange termijn te ontsluiten.

Over Scaled Agile

Scaled Agile, Inc. is de leverancier van SAFe®, 's werelds meest vertrouwde systeem voor zakelijke wendbaarheid. Door middel van geïntegreerde oplossingen die teams helpen betere manieren van werken te ontsluiten, herdefinieert Scaled Agile de manier waarop 's werelds toonaangevende organisaties klantwaarde identificeren en leveren, nieuwe kansen benutten en bedrijfsresultaten verbeteren. Meer dan 20.000 bedrijven en overheidsinstellingen vertrouwen op SAFe en Scaled Agile's wereldwijde partnernetwerk om digitale innovatie te versnellen en te concurreren in een snel veranderende markt. Meer informatie op scaledagile.com.

Over MessageBird

De missie van MessageBird is om een wereld te creëren waarin communiceren met een bedrijf net zo makkelijk is als praten met een vriend. Wij maken communicatie tussen bedrijven en hun klanten mogelijk - via elk kanaal, altijd met de juiste context en op elke hoek van de planeet. Als je ooit een afhaalmaaltijd hebt besteld, een pakketje hebt teruggestuurd, contact hebt gehad met de klantenservice of een inlogcode hebt aangevraagd, dan is het bijna zeker dat je interacties werden aangedreven door de technologie van MessageBird.

Ons platform, onze applicaties en onze API's helpen bedrijven om gesprekken te stroomlijnen via de voorkeurs channels van hun klanten - zoals WhatsApp, e-mail, sms, spraak, WeChat, Messenger en Instagram - en om krachtige en aantrekkelijke ervaringen op te bouwen. MessageBird's out of the box-functionaliteit en omnichannel-expertise geven kenniswerkers een steuntje in de rug en helpen hen meteen productief te zijn, met tools om geweldige marketing campaigns, klantenservice-ervaringen of geautomatiseerde bedrijfsprocessen op te bouwen.

MessageBird, met het hoofdkantoor in Amsterdam, verwerkt meer dan 5 triljoen berichten, oproepen en e-mails voor meer dan 29k+ klanten zoals Google, Facebook en Uber via channels zoals WhatApp, E-mail, SMS en nog veel meer. Opgericht in 2011, zijn we uitgegroeid tot een team van meer dan 800 medewerkers die meer dan 55 nationaliteiten vertegenwoordigen, en we zijn er trots op een "Remote Friendly" bedrijf te zijn.