En tant qu'organisation internationale, comment pouvez-vous démocratiser la création et le déploiement d'e-mails pour atteindre vos clients en quelques heures, et non en quelques jours ou semaines ?

C'est à cette question que Scaled Agile devait répondre. Pour situer le contexte, Scaled Agile propose le Scaled Agile Framework® (SAFe®), une méthode de travail qui aide plus de 20 000 entreprises à travers le monde. SAFe® permet aux entreprises d'atteindre et de maintenir leur agilité.

Les clients de Scaled Agile sont formés via un cursus basé sur les rôles dans SAFe Studio™, une plateforme en ligne pour l'apprentissage, la pratique et la gestion de SAFe. Avec plus d'un million de professionnels formés aux pratiques SAFe® et un réseau de partenaires au nord de 500 entreprises membres, l'organisation alimente l'innovation dans presque tous les secteurs d'activité.

Au fur et à mesure que Scaled Agile étendait sa portée, la société savait qu'elle avait besoin d'une solution de messagerie tout aussi agile. Une solution qui élimine les goulets d'étranglement et augmente le nombre de collaborateurs compétents impliqués dans le processus de création et de révision des e-mails, le tout sans ralentir les délais de mise sur le marché.

Lorsque Scaled Agile a constaté l'efficacité et la productivité que le produit de MessageBird - Taxi for Email - pouvait lui offrir, la décision de travailler ensemble s'est imposée d'elle-même.

Le défi : Un processus de création d'e-mails fastidieux et inefficace

Avant de mettre en place Taxi, Scaled Agile faisait passer tous les e-mails, quel que soit l'expéditeur ou l'objectif, par quelques spécialistes du marketing. L'équipe faisait des allers-retours entre les outils existants qui n'offraient pas le bon type d'accès, d'interface utilisateur et d'autonomie créative dont elle avait besoin. La petite équipe s'est rapidement retrouvée surchargée par les modifications apportées à la copie, à la conception et à l'infrastructure HTML dorsale. Naturellement, ce processus d'approbation a entraîné des délais de création et de déploiement d'e-mails longs et inefficaces.

"Il y avait plus de goulots d'étranglement simplement parce que moins de personnes avaient la capacité de créer nos courriels", a déclaré Adam Wilbur, directeur du marketing chez Scaled Agile. "Même si nous disposions à l'époque d'un système de conception de modèles, toute personne souhaitant créer un courrier électronique devait avoir au moins quelques connaissances en HTML.

Par conséquent, des services tels que les ventes et les ressources humaines devaient travailler avec un rédacteur dans un document Google, puis avec un concepteur. Ensuite, chaque courriel a fait l'objet de plusieurs séries de tests et d'approbations de la part de la direction. Certaines équipes ont tout simplement décidé d'envoyer leurs propres courriels, sans l'aide de l'équipe de marketing, afin d'éviter tout le processus.

"Tous ces examens et révisions nous empêchaient d'avancer et rendaient les autres départements trop dépendants du marketing pour faire le travail", ajoute Adam. Ils avaient besoin d'un outil que plusieurs équipes pourraient utiliser pour fournir le contenu des courriels et les projets de liens aux bonnes personnes sans interrompre les processus ou les modèles cruciaux.

Tout cela a changé lorsque Scaled Agile a vu les résultats en matière de marketing et de communication qu'ils pouvaient obtenir en utilisant les fonctionnalités offertes par Taxi.

La solution : Une solution et un processus de messagerie électronique flexibles et faciles à utiliser

Au-delà de la facilité de collaboration, l'équipe de Scaled Agile recherchait un partenaire de messagerie électronique capable d'offrir la flexibilité de création et de processus dont elle rêvait. Elle a examiné d'autres fournisseurs, mais chacun d'entre eux présentait des obstacles allant des problèmes de confidentialité au nombre limité de sièges par licence.

En 2019, Scaled Agile a démarré avec Taxi, en utilisant un modèle d'email. En 2022, dans le cadre de leurs efforts de rebranding, ils ont remplacé le modèle d'email par une version remaniée et relookée dans le cadre du package de démarrage de l'entreprise. Ce package a donné à Scaled Agile les outils pour mettre en œuvre un nouveau look et une nouvelle sensation à travers tous leurs emails, pour correspondre à leur marque mise à jour.

Avec l'aide de Taxi, les équipes marketing de Scaled Agile ont reconfiguré plus de 80 emails automatisés en seulement quelques semaines au lieu de plusieurs mois.

Aujourd'hui, l'équipe de Scaled Agile utilise Taxi pour atteindre régulièrement ses KPI de communication grâce à un processus solide qui permet à des équipes autres que celles du marketing de créer des messages uniques qui ravissent leurs clients (et restent fidèles à la marque).

Mieux encore, les problèmes techniques ont été inexistants. Les responsables marketing de Scaled Agile ont déclaré qu'ils n'avaient eu à contacter l'assistance Taxi qu'une seule fois après la mise en œuvre, car la plateforme est "tellement facile à utiliser".

Comment Taxi for Email aide Scaled Agile à démocratiser la création d'emails et à augmenter l'efficacité

Grâce à la solution Taxi de MessageBird qui alimente leur écosystème de messagerie, les différentes équipes de Scaled Agile disposent d'une autonomie totale sur ce qui est envoyé dans la messagerie interne ou externe.

Avant Taxi, les administrateurs étaient inquiets à l'idée de donner un accès aux utilisateurs - un petit changement pouvait se transformer en cauchemar technique. Désormais, les équipes des ventes et des ressources humaines peuvent créer leurs propres courriels ou campaigns sans craindre de casser quoi que ce soit ou d'obliger les parties prenantes à intervenir à chaque fois qu'une modification est nécessaire.

En conséquence, l'équipe marketing est libérée des tâches de révision fastidieuses et peut travailler sur d'autres initiatives qui génèrent des prospects et des revenus. Comme l'explique Lauren Clark, Partner Marketing Manager chez Scaled Agile, "la facilité de collaboration élimine une grande partie de l'incertitude du processus".

Un bon exemple de cette approche est notre série de courriels d'intégration des RH intitulée "Conseil du jour"", a-t-elle ajouté. "Les nouveaux employés reçoivent pendant 30 jours des courriels sur des sujets allant de notre programme de bien-être à une démo de configuration de signature électronique. Bien que des équipes interfonctionnelles et des sous-traitants travaillent sur ces courriels, je n'ai jamais eu à en consulter un seul".

"C'est un espace sûr où les utilisateurs peuvent créer, modifier et réviser ensemble.

Taxi a considérablement démocratisé le processus de déploiement des courriels dans toutes les unités d'affaires de Scaled Agile. Avec plus de créateurs collaborant dans un écosystème intuitif, les améliorations sont drastiquement perceptibles dans trois domaines principaux.

1. Le processus d'écriture, de révision et de déploiement par courrier électronique est plus fluide et plus rapide.

Grâce à Taxi, l'entreprise a réduit le délai d'exécution des courriels campaigns de plusieurs semaines à quelques heures seulement. Cette agilité accrue permet à Scaled Agile de mettre en place et de faire fonctionner en un rien de temps des courriels interconnectés ( campaigns et drips). Aujourd'hui, les efforts de marketing et de vente de l'entreprise sont évolutifs et plus compétitifs sur le marché.

"Au lieu de demander à quelqu'un de rédiger un texte dans un document partagé, de l'envoyer à un rédacteur, puis de l'envoyer à quelqu'un d'autre pour approbation, nous avons réduit considérablement la durée du cycle", explique Lauren. "Les employés n'ont plus qu'à l'insérer dans Taxi, à partager l'e-mail avec quelqu'un pour obtenir les approbations nécessaires, et le tour est joué."

Un processus de révision hébergé sur une seule URL est le type de flux de travail optimisé que l'on ne voit généralement pas dans le domaine du marketing. "Habituellement, l'envoi d'un courriel peut prendre une semaine ou plus, selon le processus de l'entreprise", ajoute Eva. "Avec Taxi, je peux envoyer un courriel en quelques heures seulement.

Sans surprise, Scaled Agile a augmenté de manière significative le volume d'emails envoyés à toutes ses équipes d'une année sur l'autre avec Taxi.

2. La personnalisation en profondeur et l'assistance font grimper la productivité en flèche

"L'équipe marketing de Scaled Agile n'a plus à se poser la question de la conformité de ses e-mails. Si la création d'e-mails passe par plusieurs couches de marketing, c'est en partie parce qu'il est difficile d'assurer la cohérence de la marque.

S'assurer manuellement que tous les modèles sont conçus correctement et que les lignes directrices sont respectées peut s'avérer une tâche ardue. Même si des heures ou des jours sont consacrés à cette tâche, cela ne sert à rien si les autres départements ne suivent pas le modèle.

Cependant, le système de modèles d'emails personnalisables de Taxi a permis à la marque Scaled Agile de ne pas être victime d'erreurs de conception, de faux pas dans la messagerie et d'emails globalement hors de la marque. L'équipe marketing de l'entreprise a mis à jour plus de 100 emails grâce aux fonctions de clonage et d'édition faciles à utiliser, un processus qui leur aurait pris des mois.

"Il est si facile de personnaliser les courriels en utilisant la version mère d'une campagne actuelle ou précédente et de la cloner selon les spécifications du client dont vous avez besoin", explique Lauren. "Cela a facilité notre stratégie ABM : nous pouvons envoyer rapidement des courriels beaucoup plus personnalisés, sans avoir à attendre. Nous n'avons pas besoin d'attendre. La conception ne consiste plus à créer des en-têtes. C'est nous qui les saisissons, ce qui est très agréable."

Cette approche rationalisée permet aux employés, aux sous-traitants et aux autres parties prenantes de faire preuve d'autant de créativité que possible sans s'aventurer en dehors des lignes directrices établies pour la marque.

3. Les tests A/B et la fonctionnalité de recherche clarifient la configuration des campagnes.

Email marketing joue un rôle majeur dans la stratégie de communication gagnante de Scaled Agile, en grande partie grâce aux dizaines de tests qu'ils effectuent et dont ils tirent des enseignements. Les tests permettent un contrôle plus strict des versions des courriels, ce qui garantit qu'aucun élément de marque erroné n'est envoyé aux clients ou aux prospects. L'amélioration des tests a permis à Scaled Agile de simplifier et de rendre plus efficace le processus de déploiement de ses campagnes.

Les fonctions de test et d'assurance qualité (AQ) de Taxi permettent aux parties prenantes de prévisualiser les courriels pour les ordinateurs de bureau ou les téléphones portables en temps réel, même si d'autres personnes sont en train de faire des modifications supplémentaires. Ces fonctions permettent à Scaled Agile, une entreprise qui n'avait jamais eu de processus d'assurance qualité formalisé, d'effectuer plus de 55 tests en moins d'un an sur des éléments tels que les lignes d'objet, les images, les segments d'audience et le texte des boutons.

"Si je dois modifier le pied de page d'une série de 10 messages, je peux instantanément le répercuter sur tous les courriels en modifiant le modèle parent", ajoute Eva. "C'est très utile pour les e-mails transactionnels et les tests A/B, bien plus qu'auparavant.

Avec un catalogue de tous les courriels envoyés à portée de main, les employés de Scaled Agile peuvent utiliser la fonction de recherche de Taxi pour accéder aux campaigns précédents et utiliser leurs archives considérables pour informer les succès futurs.

Prochaines étapes pour Scaled Agile et le Taxi for Email de MessageBird

Suite à la mise en œuvre de Taxi et au récent changement de marque, Scaled Agile vit dans un état de nirvana de l'email. Le marketing est débloqué et prospère maintenant que personne n'est encombré par des heures et des heures de construction ou de révision d'emails.

Avec plus de 100 modèles d'emails robustes pour les employés des équipes de vente, de marketing et de ressources humaines, la direction de Scaled Agile cherche à segmenter encore plus les pratiques avec des "marques" qui seront regroupées sous leurs modèles d'emails principaux.

"Les marques sont une option permettant de créer des sous-modèles de votre modèle principal et de modifier certains éléments", explique Eva. "Lorsque le modèle principal est mis à jour, ces modifications touchent toutes les marques associées. Ainsi, au lieu de créer un modèle distinct pour le japonais, par exemple, vous pouvez créer une marque japonaise à partir du modèle principal.

Avec l'aide de Taxi, Scaled Agile est bien placé pour développer ses opérations d'emailing afin de s'adresser à des audiences régionales et sectorielles spécifiques et de débloquer un potentiel de revenus encore plus important à long terme.

À propos de Scaled Agile

Scaled Agile, Inc. est le fournisseur de SAFe®, le système le plus fiable au monde pour l'agilité des entreprises. Grâce à des solutions intégrées qui aident les équipes à trouver de meilleures méthodes de travail, Scaled Agile redéfinit la façon dont les plus grandes organisations du monde identifient et apportent de la valeur à leurs clients, capitalisent sur les opportunités émergentes et améliorent leurs résultats. Plus de 20 000 entreprises et agences gouvernementales s'appuient sur SAFe et le réseau mondial de partenaires de Scaled Agile pour accélérer l'innovation numérique et être compétitives sur un marché en constante évolution. Pour en savoir plus, consultez le site scaledagile.com.

À propos de MessageBird

La mission de MessageBird est de créer un monde où communiquer avec une entreprise est aussi facile que de parler avec un ami. Nous facilitons la communication entre les entreprises et leurs clients, sur tous les canaux, toujours dans le bon contexte et aux quatre coins de la planète. Si vous avez déjà commandé un plat à emporter, renvoyé un colis, contacté le service clientèle ou demandé un code de connexion, il est presque certain que vos interactions ont été facilitées par la technologie de MessageBird.

Notre plateforme, nos applications et nos API aident les entreprises à rationaliser les conversations par l'intermédiaire de l'adresse channels préférée de leurs clients - comme WhatsApp, Email, SMS, Voice, WeChat, Messenger, Instagram - et à créer des expériences puissantes et engageantes. Les fonctionnalités prêtes à l'emploi et l'expertise omnicanale de MessageBird font pencher la balance pour les travailleurs intellectuels et les aident à être productifs immédiatement, avec des outils pour construire des expériences marketing campaigns, des expériences de service à la clientèle ou des processus commerciaux automatisés.

Basée à Amsterdam, MessageBird traite plus de 5 billions de messages, d'appels et d'emails pour plus de 29 000 clients tels que Google, Facebook et Uber sur channels comme WhatApp, Email, SMS, et bien d'autres encore. Fondée en 2011, l'entreprise s'est développée et compte aujourd'hui une équipe de plus de 800 employés représentant plus de 55 nationalités.