Het is moeilijk te geloven dat we al zeven weken thuiswerken. Toen de Nederlandse regering op 12 maart voor het eerst aankondigde dat iedereen indien mogelijk thuis moest blijven, zijn we onmiddellijk in actie gekomen. Binnen 30 minuten had onze CEO Robert Vis een bericht gestuurd naar alle Birds wereldwijd, met het verzoek hun laptops, opladers en andere essentiële zaken die dag mee naar huis te nemen - want vanaf die avond zouden al onze kantoren gesloten zijn.

In (letterlijk) één nacht gingen we over op volledig telewerken voor meer dan 350 mensen in acht kantoren wereldwijd!

Als bedrijf houden we de pandemie van het Coronavirus nauwlettend in de gaten en doen we er alles aan om de verspreiding ervan te voorkomen, en vooral om de gezondheid en het welzijn van onze mensen te beschermen. We zijn trots op onze snelle reactie; en nu we ons voorbereiden op de volgende fase van werken op afstand, willen we enkele lessen delen die we hebben geleerd en wat we hebben gedaan om onze mensen en teams klaar te stomen voor virtueel succes. We zijn tenslotte #inthistogether.

Richtlijnen voor thuiswerken

As it seemed more likely that an “intelligent lockdown” scenario would come into effect for countries around the world, we focused on how to quickly and efficiently help our teams transition to working from home. We created best-practice guides for Birds and managers, plus parents and caregivers who faced additional challenges balancing the new work-life reality. These guidelines helped us ensure we maintained our MessageBird style of working while supporting the flexibility required to make WFH successful. 

Zorg voor de juiste techniek

As a tech company, we didn’t have to do a lot to ensure we had all the right collaboration tools in place to allow for virtual, real-time working together. Our day-to-day includes Hangouts, Slack, WhatsApp, Google Docs, Sheets and Slides, and we are fortunate enough that we’re used to going completely remote as a company (the last time being for our company offsite in Marrakech aan de beginning of the year). However, we have gained extra appreciation for these tools as they continue to help us bridge the virtual divide, ensuring we remain connected and talking constantly.  

Houd de communicatie gaande

Bij MessageBird proberen we altijd zo transparant mogelijk te zijn. Duidelijk en direct zijn helpt ons de snelheid erin te houden en ervoor te zorgen dat we allemaal in dezelfde richting lopen. In een situatie die zo uniek is, vonden we het belangrijk om onze interne communicatie naar een hoger niveau te tillen - sneller en in het moment informatie delen, inclusief de onzekerheden.

WERELDWIJDE ALL-HANDS:

We started running our global All-Hands meetings on a weekly basis. These company-wide meetings had been introduced when we were just 30 people, and since then, they’ve become a monthly figure in our calendars. As a global company, these normally kick-off at 1:00 p.m. CET, and typically last between 60-90 minutes; with moving them to a weekly cadence, we made them shorter (30 minutes) and, ultimately, more impactful. We keep naar de same content structure — introducing our new Birds, sharing business updates, celebrating milestones, giving Kudos shout-outs, and driving alignment around our company strategy. We always have an open Q&A aan de end where we read out and answer all questions (unfiltered). We then capture these in an FAQ which we share on our internal communications hub so everyone can review and reflect on the answers. We feel this also helps our managers be able to provide more details and context to their teams on the topics they care about the most.  

EEN NIEUWE WEKELIJKSE NIEUWSBRIEF:

We hebben een nieuwe wekelijkse wereldwijde nieuwsbrief gelanceerd met belangrijke updates over COVID-19, bedrijfsinformatie, updates over mensen en teams en financiële inzichten. Maar het meest gelezen onderdeel van deze nieuwsbrief is onze doorlopende "WFH Vlog" waarin we drie Vogels aan het woord laten die ons meenemen in hun WFH-nest. Van onze CFO die met zijn drie dochters een speciale werkruimte onder zijn eettafel bouwt tot onze General Counsel die met zijn zoon op een driewieler door de achtertuin racet, ze zijn altijd een beetje speels en bevatten eigenzinnige suggesties om van werken op afstand een succes te maken. Het mooiste is dat ze drie anderen taggen die de volgende week hetzelfde gaan doen.

SYNCHRONISEERT MET WERELDWIJDE MANAGERS:

It’s important to us to keep building our leadership community as we adapt to leading distributed teams. To make this happen, we pull our global people leaders together every Wednesday to discuss important organizational and people topics, and answer any questions. 

ONZE IC CHANNELS VERBETEREN:

De sleutel tot interne communicatie is dat het gemakkelijk moet zijn - gemakkelijk te begrijpen, te vinden en te delen. Tijdens deze pandemie hebben we ons gericht op het optimaliseren van onze interne communicatie channels om ervoor te zorgen dat alle Vogels de informatie kunnen vinden die ze nodig hebben, wanneer ze die nodig hebben en hoe ze die nodig hebben. Onze IC-hub (bijgenaamd De Kiwi) is ons centrale kanaal voor alle informatie - Birds kunnen hier alles vinden: de nieuwste maatregelen van de overheid en gezondheidsautoriteiten, bedrijfscontinuïteitsplannen, reisbeperkingen, veelgestelde vragen, WFH-gidsen, onze wekelijkse nieuwsbrieven en alle wereldwijde en regionale aankondigingen. Alle communicatie channels leidt onze teams terug naar deze hub.

Try to keep it fresh and fun 

We would not be MessageBird if we didn’t introduce some fun into our new day-to-day. So we’ve added one more IC channel — De BirdFeed — where we share healthy recipes, our favorite Spotify playlists, series and movies to binge watch, and the best books to read. We also host virtual meditation sessions and hard-core workouts hosted by our own in-house trainers. We even have a MessageBird University digital library where we share online courses for people to continue to work on their development and personal growth.  

Set the right expectations

COVID-19 heeft ons allemaal geschokt, en deze tijd van onzekerheid is nog verergerd doordat we een totaal nieuwe routine moesten aannemen - een nieuw "normaal" - waarin ons privé- en werkleven volledig zijn vermengd. Het is moeilijk om alles in evenwicht te houden.

So as a company, we’ve tried to set the right expectations. The most important thing we can encourage our Birds to do is take a break! Schedule some time to exercise, read, try out a new recipe or pause for a cup of coffee. Take some time off and step away completely from their laptop for a day or more. The mental health and wellbeing of our Birds is so important — to us, their friends, and especially their family. To further support them, we offer coaching for individuals and teams on coping with the COVID-19 situation.

Virtueel inwerken

Despite these unusual work circumstances, we remain focused on growing the business. We’re continuing to source and hire the best talent in the industry, with all interviews completed virtually. Although we love bringing all new joiners to our Amsterdam headquarters to kick-start their onboarding, we’ve had to find a different way to help them ramp up.  Around the world, all newly hired Birds are shipped the MessageBird starter pack, including a laptop, branded “swag” and noise-cancelling headphones. We also launched a new digital onboarding app and training tool which allows Birds to explore everything from our culture and our offices to products and commercial strategy, right from their mobile phone. And we’ve also designed virtual onboarding kits for both new hires and their managers, to ensure a smooth welcome naar de MessageBird family.

Vooruitkijkend

We won’t deny it — we’re excited to return to our offices. We miss our teams, colleagues, lunches and Friday beers. But the truth is, we don’t know if we’ll be able to go back in three weeks or three months. Although we’re preparing for all eventualities, our main focus is on continuing to make today’s reality work. We’re keeping our culture alive at every touchpoint, keeping pace and making traction — really just making it work to “get shit done.” 

So, until we’re able to safely go back to the office location, let’s make sure we keep staying connected, sharing best practices, and supporting each other through this period. At MessageBird, we believe in the power of different perspectives (and ideas)! So, if you have any tips, tricks or your own lessons learned, we’d love to hear about them so we can learn from you. 

Voor nu, blijf gezond, blijf veilig, en laten we blijven delen.