Sebagai organisasi global, bagaimana Anda bisa mendemokratisasi pembuatan dan penyebaran email untuk menjangkau pelanggan dalam hitungan jam, bukan hari atau minggu?

Itulah pertanyaan yang perlu dijawab oleh Scaled Agile. Untuk konteksnya, Scaled Agile menyediakan Scaled Agile Framework® (SAFe®), sebuah cara kerja yang telah membantu lebih dari 20.000 perusahaan di seluruh dunia. SAFe® memberdayakan perusahaan untuk mencapai dan mempertahankan kelincahan bisnis.

Klien Scaled Agile dilatih melalui kurikulum berbasis peran di SAFe Studio™, sebuah platform online untuk mempelajari, mempraktikkan, dan mengelola SAFe. Dengan lebih dari satu juta profesional yang terlatih dalam praktik SAFe® dan jaringan mitra yang terdiri dari 500 perusahaan anggota, organisasi ini mendorong inovasi di hampir semua industri.

Seiring dengan berkembangnya jangkauan Scaled Agile, perusahaan ini menyadari bahwa mereka membutuhkan solusi email yang sama gesitnya. Solusi yang menghilangkan hambatan dan memperluas jumlah kolaborator yang mampu terlibat dalam proses pembuatan dan revisi email, semuanya tanpa memperlambat waktu ke pasar.

Begitu Scaled Agile melihat efisiensi dan produktivitas yang ditawarkan produk MessageBird-Taxi untuk Email-, keputusan untuk bekerja sama adalah hal yang mudah.

Tantangannya: Proses pembuatan email yang membosankan dan tidak efisien

Sebelum mengimplementasikan Taxi, Scaled Agile menjalankan setiap email, terlepas dari pengirim atau tujuannya, melalui beberapa pemasar tertentu. Tim berpindah-pindah di antara alat yang ada yang tidak memberikan akses, UI, dan otonomi kreatif yang mereka butuhkan. Tim kecil ini dengan cepat menjadi terbebani dengan pengeditan untuk menyalin, mendesain, dan infrastruktur HTML backend. Tentu saja, proses persetujuan ini menyebabkan waktu pembuatan dan penerapan email yang panjang dan tidak efisien.

"Ada lebih banyak hambatan hanya karena lebih sedikit orang yang memiliki kemampuan untuk membuat email kami," kata Adam Wilbur, Direktur Pemasaran di Scaled Agile. "Meskipun kami memiliki sistem desain templat pada saat itu, siapa pun yang ingin menyusun email membutuhkan setidaknya pengetahuan HTML."

Akibatnya, departemen seperti penjualan dan SDM harus bekerja dengan copywriter di Google Doc, lalu desainer. Setelah itu, setiap email harus melalui beberapa kali pengujian dan persetujuan eksekutif. Beberapa tim menjadi nakal dan memutuskan untuk membuat email mereka sendiri, tanpa bimbingan dari tim pemasaran, untuk menghindari proses ini sepenuhnya.

"Semua tinjauan dan revisi ini benar-benar menghambat kami dan membuat departemen lain terlalu bergantung pada pemasaran untuk menyelesaikan pekerjaan," tambah Adam. Mereka membutuhkan satu alat bantu yang bisa digunakan oleh beberapa tim untuk mengirimkan konten email dan membuat draf tautan ke orang yang tepat tanpa merusak proses atau templat yang penting.

Semua itu berubah ketika Scaled Agile melihat hasil pemasaran dan komunikasi yang dapat mereka capai dengan menggunakan fitur-fitur yang ditawarkan Taxi.

Solusinya: Solusi dan proses email yang fleksibel dan mudah digunakan

Lebih dari sekadar kemudahan kolaborasi, tim Scaled Agile mencari mitra email yang memberikan fleksibilitas proses dan kreatif yang mereka idamkan. Mereka melihat penyedia lain, tetapi masing-masing menghadirkan hambatan mulai dari masalah privasi hingga kursi terbatas per lisensi.

Pada tahun 2019, Scaled Agile memulai dengan Taxi, menggunakan templat email. Pada tahun 2022, sebagai bagian dari upaya rebranding, mereka mengganti templat email dengan versi yang telah diubah dan diganti namanya sebagai bagian dari paket starter bisnis. Paket ini memberikan Scaled Agile alat untuk menerapkan tampilan dan nuansa baru di semua email mereka, agar sesuai dengan merek mereka yang telah diperbarui.

Dengan bantuan Taxi, tim pemasaran Scaled Agile mengonfigurasi ulang lebih dari 80 email otomatis hanya dalam beberapa minggu, bukan berbulan-bulan.

Saat ini, tim Scaled Agile menggunakan Taxi untuk secara konsisten mencapai KPI komunikasi mereka berkat proses yang kuat yang memberdayakan tim selain pemasaran untuk membuat pesan unik yang menyenangkan klien mereka (dan tetap sesuai dengan merek).

Yang terbaik dari semuanya, masalah teknis tidak ada. Pimpinan pemasaran Scaled Agile mengatakan bahwa mereka hanya perlu menghubungi dukungan Taksi satu kali setelah implementasi karena platform ini "sangat mudah digunakan."

Bagaimana Taxi untuk Email membantu Scaled Agile mendemokratisasi pembuatan email dan meningkatkan efisiensi

Dengan solusi Taksi MessageBird yang memberdayakan ekosistem email mereka, berbagai tim di Scaled Agile memiliki otonomi penuh atas apa yang masuk ke dalam pesan internal atau eksternal.

Sebelum menggunakan Taxi, administrator merasa cemas dalam memberikan akses kepada pengguna-satu perubahan kecil saja bisa berubah menjadi mimpi buruk secara teknis. Sekarang, tim penjualan dan SDM dapat membuat email unik mereka sendiri atau campaigns tanpa khawatir akan merusak apa pun atau mengulang pemangku kepentingan setiap kali pengeditan diperlukan.

Hasilnya, tim pemasaran terbebas dari tugas-tugas peninjauan yang membosankan dan dapat mengerjakan inisiatif lain yang mendorong prospek dan pendapatan. Seperti yang dikatakan Lauren Clark, Manajer Pemasaran Mitra di Scaled Agile, "Kemudahan kolaborasi menghilangkan banyak hal yang harus ditebak dalam prosesnya."

"Contoh yang baik dari tindakan ini adalah seri email orientasi SDM kami yang disebut 'Tip Hari Ini,'" tambahnya. "Karyawan baru dikirimi email selama 30 hari dengan topik mulai dari program kesehatan kami hingga demo penyiapan tanda tangan email. Meskipun kami memiliki tim lintas fungsi dan kontraktor yang mengerjakan email-email ini, saya tidak pernah melihat satu pun."

"Ini adalah tempat yang aman bagi pengguna untuk membuat, mengedit, dan mengulas bersama."

Taxi secara signifikan mendemokratisasi proses peluncuran email di semua unit bisnis Scaled Agile. Dengan lebih banyak kreator yang berkolaborasi dalam satu ekosistem yang intuitif, peningkatan secara drastis terlihat dalam tiga bucket utama.

1. Proses email tulis-tinjau-sebar menjadi lebih lancar dan cepat

Dengan menggunakan Taxi, perusahaan ini telah mengurangi waktu penyelesaian untuk email campaigns dari beberapa minggu menjadi hanya beberapa jam saja. Kelincahan yang lebih baik ini memungkinkan Scaled Agile untuk mendapatkan email yang saling terhubung campaigns dan menetes dalam waktu singkat. Saat ini, upaya pemasaran dan penjualan perusahaan menjadi terukur dan lebih kompetitif di pasar.

"Daripada meminta seseorang membuat draf naskah di dokumen bersama, mengirimkannya ke copywriter, lalu mengirimkannya ke orang lain untuk mendapatkan persetujuan, kami telah mengurangi waktu siklus tersebut secara drastis," jelas Lauren. "Karyawan tinggal memasukkannya ke Taxi, berbagi email dengan seseorang untuk mendapatkan persetujuan yang diperlukan, dan selesai."

Proses peninjauan yang berada di satu lokasi URL yang dihosting adalah jenis alur kerja yang dioptimalkan yang biasanya tidak Anda lihat dalam pemasaran. "Biasanya, untuk mengirimkan email bisa memakan waktu seminggu atau lebih, tergantung pada proses perusahaan," tambah Eva. "Dengan Taxi, saya bisa mengirimkan email hanya dalam beberapa jam saja."

Tidak mengherankan jika Scaled Agile secara signifikan meningkatkan volume email terkirim di semua timnya dari tahun ke tahun dengan Taxi.

2. Kustomisasi dan dukungan yang mendalam meroketkan produktivitas

"Apakah sudah sesuai dengan merek?" adalah pertanyaan yang tidak perlu ditanyakan lagi oleh tim Scaled Agile Marketing tentang email mereka. Salah satu alasan mengapa pembuatan email melewati beberapa lapisan pemasaran adalah karena konsistensi merek itu sulit.

Memastikan semua templat dirancang dengan benar dan panduan diikuti secara manual bisa menjadi pekerjaan yang sulit. Meskipun berjam-jam atau berhari-hari dihabiskan untuk tugas ini, semuanya tidak ada artinya jika departemen lain tidak mengikuti cetak biru.

Namun, sistem templat email yang bisa disesuaikan dari Taxi melindungi merek Scaled Agile dari kesalahan desain, kesalahan pengiriman pesan, dan email yang tidak sesuai dengan merek. Tim pemasaran perusahaan memperbarui lebih dari 100 email dengan fitur-fitur kloning dan pengeditan yang mudah digunakan, sebuah proses yang jika tidak, akan membutuhkan waktu berbulan-bulan untuk menyelesaikannya.

"Sangat mudah untuk menyesuaikan email menggunakan versi induk dari kampanye saat ini atau sebelumnya dan mengkloningnya sesuai spesifikasi pelanggan yang Anda butuhkan," kata Lauren. "Hal ini membantu strategi ABM kami bahwa, 'Hei, kami bisa mengirim lebih banyak email yang disesuaikan dengan cepat. Kami tidak perlu menunggu. Desain tidak lagi membuat header. Kami tinggal mengetiknya saja, dan itu sangat menyenangkan."

Pendekatan yang disederhanakan ini berarti karyawan, kontraktor, dan pemangku kepentingan lainnya dapat berkreasi sekreatif mungkin tanpa harus keluar dari pedoman merek yang telah ditetapkan.

3. Pengujian A/B dan fungsionalitas pencarian memberikan kejelasan pada konfigurasi kampanye

Email marketing memainkan peran utama dalam strategi komunikasi kemenangan Scaled Agile, sebagian besar karena lusinan pengujian yang mereka jalankan dan pelajari. Pengujian memungkinkan kontrol versi email yang lebih ketat, yang memastikan tidak ada elemen pencitraan merek yang dikirim ke pelanggan atau prospek. Pengujian yang lebih baik telah menghasilkan proses peluncuran kampanye yang disederhanakan dan efisien untuk Scaled Agile.

Fitur pengujian dan jaminan kualitas (QA) Taxi memungkinkan para pemangku kepentingan untuk melihat pratinjau email untuk desktop atau seluler secara real-time, bahkan ketika orang lain sedang melakukan pengeditan tambahan. Fitur-fitur ini melengkapi Scaled Agile, sebuah perusahaan yang tidak pernah memiliki proses QA formal, untuk menjalankan lebih dari 55 pengujian dalam waktu kurang dari satu tahun pada elemen-elemen seperti baris subjek, gambar, segmen audiens, dan teks tombol.

"Jika saya memiliki perubahan footer yang perlu saya lakukan dalam rangkaian 10 pesan, saya bisa langsung menerjemahkannya ke semua email dengan mengedit templat induk," tambah Eva. "Ini sangat bermanfaat untuk email transaksional dan pengujian A/B bagi kami sekarang - jauh lebih bermanfaat daripada sebelumnya."

Dengan katalog semua email yang terkirim di ujung jari mereka, karyawan Scaled Agile dapat memanfaatkan fungsi pencarian Taxi untuk mengakses campaigns sebelumnya dan menggunakan arsip yang cukup besar untuk menginformasikan kesuksesan di masa depan.

Apa yang berikutnya untuk Scaled Agile dan Taksi MessageBird untuk Email

Setelah implementasi Taxi dan rebranding baru-baru ini, Scaled Agile hidup dalam kondisi nirwana email. Pemasaran tidak diblokir dan berkembang sekarang karena tidak ada yang terjebak dengan berjam-jam membuat atau meninjau email.

Dengan lebih dari 100 templat email yang tangguh untuk karyawan di seluruh tim penjualan, pemasaran, dan SDM, kepemimpinan Scaled Agile ingin melakukan segmentasi praktik lebih jauh lagi dengan "Merek" yang akan digulung di bawah templat email utama mereka.

"Brands adalah opsi untuk membuat sub-template dari template master Anda dan memodifikasi hal-hal tertentu," jelas Eva. "Ketika templat utama diperbarui, perubahan tersebut akan memengaruhi semua Merek yang terkait. Jadi, alih-alih membuat templat terpisah untuk bahasa Jepang, katakanlah, Anda akan memiliki Merek Jepang dari templat master."

Dengan bantuan Taxi, Scaled Agile berada di posisi yang tepat untuk memperluas operasi emailnya agar dapat menjangkau audiens regional dan industri tertentu serta membuka lebih banyak lagi potensi pendapatan dalam jangka panjang.

Tentang Scaled Agile

Scaled Agile, Inc. adalah penyedia SAFe®, sistem yang paling tepercaya di dunia untuk ketangkasan bisnis. Melalui solusi terintegrasi yang membantu tim membuka cara kerja yang lebih baik, Scaled Agile mengubah cara organisasi terkemuka di dunia dalam mengidentifikasi dan memberikan nilai pelanggan, memanfaatkan peluang yang muncul, dan meningkatkan hasil bisnis. Lebih dari 20.000 bisnis dan lembaga pemerintah mengandalkan SAFe dan Jaringan Mitra Global Scaled Agile untuk mempercepat inovasi digital dan bersaing di pasar yang berubah dengan cepat. Pelajari lebih lanjut di scaledagile.com.

Tentang MessageBird

Misi MessageBird adalah menciptakan dunia di mana berkomunikasi dengan bisnis semudah berbicara dengan teman. Kami memberdayakan komunikasi antara bisnis dan pelanggan mereka - melalui saluran apa pun, selalu dengan konteks yang tepat, dan di setiap sudut planet ini. Jika Anda pernah memesan makanan untuk dibawa pulang, mengembalikan paket, menghubungi layanan pelanggan, atau meminta kode login, hampir dapat dipastikan interaksi Anda telah didukung oleh teknologi MessageBird.

Platform kami, aplikasi kami, dan API kami membantu bisnis merampingkan percakapan melalui channels pilihan pelanggan mereka - seperti WhatsApp, Email, SMS, Voice, WeChat, Messenger, Instagram - dan membangun pengalaman yang kuat dan menarik. Fungsionalitas di luar kebiasaan dan keahlian omnichannel dari MessageBird memberikan tips untuk para pekerja pengetahuan dan membantu mereka menjadi produktif dengan segera, dengan alat untuk membangun pemasaran yang hebat campaigns, pengalaman layanan pelanggan, atau proses bisnis yang terotomatisasi.

Berkantor pusat di Amsterdam, MessageBird memproses lebih dari 5 triliun+ pesan, panggilan, dan email untuk lebih dari 29 ribu pelanggan seperti; Google, Facebook dan Uber di channels seperti WhatApp, Email, SMS, dan masih banyak lagi. Didirikan pada tahun 2011, kami telah berkembang menjadi tim yang terdiri dari 800+ karyawan yang mewakili lebih dari 55 negara, dan kami bangga menjadi perusahaan yang "Ramah Jarak Jauh".