Il est difficile de croire que cela fait déjà sept semaines que nous travaillons à domicile. Lorsque le gouvernement néerlandais a annoncé pour la première fois, le 12 mars 2020, que tout le monde devait rester chez soi si possible, nous avons immédiatement sauté sur l'occasion. En moins de 30 minutes, notre PDG, Robert Vis, a envoyé un message à tous les Birds du monde entier, leur demandant d'emporter chez eux ce jour-là leurs ordinateurs portables, leurs chargeurs et autres articles essentiels, car à partir de ce soir-là, tous nos bureaux seront fermés.

En une nuit (littéralement), nous sommes passés au travail à distance pour plus de 350 personnes réparties dans huit bureaux dans le monde !

En tant qu'entreprise, nous suivons de près la pandémie de coronavirus et faisons tout ce qui est en notre pouvoir pour empêcher sa propagation et, surtout, pour protéger la santé et le bien-être de nos collaborateurs. Nous sommes fiers de notre réaction rapide et, alors que nous nous préparons maintenant à la prochaine phase du travail à distance, nous voulions partager certaines des leçons que nous avons apprises et ce que nous avons fait pour préparer nos employés et nos équipes à la réussite virtuelle. Après tout, nous sommes #inthistogether.

Directives sur le travail à domicile (WFH)

As it seemed more likely that an “intelligent lockdown” scenario would come into effect for countries around the world, we focused on how to quickly and efficiently help our teams transition to working from home. We created best-practice guides for Birds and managers, plus parents and caregivers who faced additional challenges balancing the new work-life reality. These guidelines helped us ensure we maintained our Bird style of working while supporting the flexibility required to make WFH successful. 

Misez sur la technologie

As a tech company, we didn’t have to do a lot to ensure we had all the right collaboration tools in place to allow for virtual, real-time working together. Our day-to-day includes Hangouts, Slack, WhatsApp, Google Docs, Sheets and Slides, and we are fortunate enough that we’re used to going completely remote as a company (the last time being for our company offsite in Marrakech au beginning of the year). However, we have gained extra appreciation for these tools as they continue to help us bridge the virtual divide, ensuring we remain connected and talking constantly.  

Maintenir le flux des communications

Sur Bird, nous essayons toujours d'être aussi transparents que possible. Être clair et direct nous aide à garder le rythme et à nous assurer que nous allons tous dans la même direction. Dans une situation aussi unique, nous avons estimé qu'il était important de faire passer nos communications internes au niveau supérieur, en partageant les informations plus rapidement et dans l'instant, y compris les incertitudes.

GLOBAL ALL-HANDS :

We started running our global All-Hands meetings on a weekly basis. These company-wide meetings had been introduced when we were just 30 people, and since then, they’ve become a monthly figure in our calendars. As a global company, these normally kick-off at 1:00 p.m. CET, and typically last between 60-90 minutes; with moving them to a weekly cadence, we made them shorter (30 minutes) and, ultimately, more impactful. We keep à la same content structure — introducing our new Birds, sharing business updates, celebrating milestones, giving Kudos shout-outs, and driving alignment around our company strategy. We always have an open Q&A au end where we read out and answer all questions (unfiltered). We then capture these in an FAQ which we share on our internal communications hub so everyone can review and reflect on the answers. We feel this also helps our managers be able to provide more details and context to their teams on the topics they care about the most.  

UNE NOUVELLE LETTRE D'INFORMATION HEBDOMADAIRE :

Nous avons lancé une nouvelle lettre d'information mondiale hebdomadaire pour partager les principales mises à jour sur COVID-19, des informations commerciales, des mises à jour sur les personnes et les équipes ainsi que des informations financières. Mais la section la plus lue de cette lettre d'information est notre "WFH Vlog", où nous présentons trois oiseaux qui nous emmènent dans leur nid WFH. Qu'il s'agisse de notre directeur financier, qui s'est aménagé un espace de travail sous sa table à manger avec ses trois filles, ou de notre directeur juridique, qui a fait faire à son fils une course de tricycle dans le jardin, ils sont toujours un peu enjoués et contiennent des suggestions originales sur la façon de réussir le travail à distance. Le plus beau dans tout ça, c'est qu'ils marquent trois autres personnes qui sont appelées à faire de même la semaine suivante.

SE SYNCHRONISE AVEC LES GESTIONNAIRES MONDIAUX :

It’s important to us to keep building our leadership community as we adapt to leading distributed teams. To make this happen, we pull our global people leaders together every Wednesday to discuss important organizational and people topics, and answer any questions. 

AMÉLIORER NOTRE IC CHANNELS:

La clé de la communication interne est qu'elle doit être facile - facile à comprendre, à trouver et à partager. Tout au long de cette pandémie, nous nous sommes concentrés sur l'optimisation de nos communications internes channels afin de nous assurer que tous les oiseaux puissent trouver les informations dont ils ont besoin, quand ils en ont besoin et comme ils en ont besoin. Les oiseaux peuvent tout y trouver : les dernières mesures prises par le gouvernement et les autorités sanitaires, les plans de continuité des activités, les restrictions de voyage, les FAQ, les guides sur le travail à domicile, nos bulletins d'information hebdomadaires et toutes les annonces mondiales et régionales. Toutes les communications channels renvoient nos équipes à ce centre.

Try to keep it fresh and fun 

We would not be Bird if we didn’t introduce some fun into our new day-to-day. So we’ve added one more IC channel — Le BirdFeed — where we share healthy recipes, our favorite Spotify playlists, series and movies to binge watch, and the best books to read. We also host virtual meditation sessions and hard-core workouts hosted by our own in-house trainers. We even have a Bird University digital library where we share online courses for people to continue to work on their development and personal growth.  

Set the right expectations

COVID-19 nous a tous secoués, et cette période d'incertitude a été aggravée par la nécessité d'adopter une toute nouvelle routine - une nouvelle "normalité" - où nos vies personnelles et professionnelles se sont complètement mélangées. Il est difficile de trouver un équilibre entre tout cela.

So as a company, we’ve tried to set the right expectations. Le most important thing we can encourage our Birds to do is take a break! Schedule some time to exercise, read, try out a new recipe or pause for a cup of coffee. Take some time off and step away completely from their laptop for a day or more. The mental health and wellbeing of our Birds is so important — to us, their friends, and especially their family. To further support them, we offer coaching for individuals and teams on coping with the COVID-19 situation.

Embarquement virtuel

Despite these unusual work circumstances, we remain focused on growing the business. We’re continuing to source and hire the best talent in the industry, with all interviews completed virtually. Although we love bringing all new joiners to our Amsterdam headquarters to kick-start their onboarding, we’ve had to find a different way to help them ramp up.  Around the world, all newly hired Birds are shipped the MessageBird starter pack, including a laptop, branded “swag” and noise-cancelling headphones. We also launched a new digital onboarding app and training tool which allows Birds to explore everything from our culture and our offices to products and commercial strategy, right from their mobile phone. And we’ve also designed virtual onboarding kits for both new hires and their managers, to ensure a smooth welcome à la MessageBird family.

L'avenir

We won’t deny it — we’re excited to return to our offices. We miss our teams, colleagues, lunches and Friday beers. But the truth is, we don’t know if we’ll be able to go back in three weeks or three months. Although we’re preparing for all eventualities, our main focus is on continuing to make today’s reality work. We’re keeping our culture alive at every touchpoint, keeping pace and making traction — really just making it work to “get shit done.” 

So, until we’re able to safely go back to the office location, let’s make sure we keep staying connected, sharing best practices, and supporting each other through this period. At MessageBird, we believe in the power of different perspectives (and ideas)! So, if you have any tips, tricks or your own lessons learned, we’d love to hear about them so we can learn from you. 

Pour l'instant, restez en bonne santé, restez en sécurité et continuez à partager.