Best Practices for WhatsApp API Templat Pesan and Pesan Sesi

Templat Pesan WhatsApp memungkinkan Anda untuk secara aktif berkomunikasi dan membangun pengalaman yang menarik dengan pelanggan Anda. You can send templated support messages, notifications, account updates, alerts, and otentikasi dua faktor codes.

If it’s your first time using the WhatsApp API, then be aware that WhatsApp enforces stronger rules and restrictions than other messaging channels. We’ve put together guidelines and best practices to help memastikan persetujuan pesan template Anda — from getting started to sending out Templat Pesan WhatsApp:

• Templat Pesan versus Pesan Sesi

• Format pesan yang diizinkan untuk digunakan pada WhatsApp API

• Aturan untuk mulai mengirim Template Pesan WhatsApp

• Praktik terbaik untuk mencegah pesan Anda ditolak

• Mulai mengirim Template Pesan WhatsApp dengan MessageBird

Templat Pesan vs Pesan Sesi dengan WhatsApp API

The WhatsApp API allows you to interact with your customers in two ways: 

• Pesan Sesi: These are responses from your business to a customer, when a pelanggan memulai a conversation with your business on WhatsApp.

• Templat pesan: These are templated outbound messages you send to customers, that require keikutsertaan pelanggan.

‍

Jendela Layanan Pelanggan

The biggest difference between message types is what WhatsApp calls the Jendela Layanan Pelanggan. The Customer Care Window is a 24-hour timeframe that allows you to communicate with your customers and respond to their queries — it starts when your customer sends their first message.

Session Messages

Pesan Sesi termasuk lampiran media (gambar, video, GIF, dll.) and help you provide better and faster customer support.

You don’t need to get these messages pre-approved as long as you follow Kebijakan WhatsApp Business and Kebijakan Perdagangan WhatsApp.

MessageBird's WhatsApp API memungkinkan format berikut untuk Pesan Sesi:

• Text messages (supports formatting such as bold, italic, strikethrough & code)

• Text messages with URL (can enable preview URLs & all URLs are clickable)

• Send/receive media messages (audio, document, image, sticker & video)

• Mengirim/menerima lokasi

• Tombol (segera hadir!)

Pesan Templat

Anda hanya dapat mengirim Pesan Template kepada pengguna yang telah memilih untuk menerima dari Anda. These templated messages are typically used for transactional notifications like purchase confirmations, delivery alerts, etc.

Karena Pesan Template dikirim ke pengguna di luar jendela layanan pelanggan 24 jam, they are required to be highly structured and paid for (tarif bervariasi di setiap negara).

Here is an example of a Pesan Templat WhatsApp:

Dalam dokumentasi merekaWhatsApp menjelaskan bahwa Anda tidak diizinkan untuk mengirim materi promosi melalui pesan template. However, WhatsApp has recently started beta testing non-transactional notifications in Indonesia and Mexico. These new notifications templates include promotional and marketing messages. 

Talk to our tim penjualan if you want to be part of the beta program.

Format apa saja yang diperbolehkan pada Templat Pesan?

The most recent WhatsApp API update allows you to send the following content types: text, message templates, images, documents and audio. 

WhatsApp mendefinisikan variasi yang berbeda sebagai:

1. Pesan Teks

2. Pesan Media

3. Templat Pesan

4. Jenis Pesan Lainnya

Regardless of the content type, Anda harus mendapatkan persetujuan terlebih dahulu sebelum menayangkan pesan Anda — and don’t be surprised if your first message(s) get rejected by WhatsApp. Our MessageBird team has developed the following guidelines and best practices to help prevent your WhatsApp Templat Pesan from rejection.

10 aturan untuk mencegah Template Pesan WhatsApp Anda ditolak

Mengikuti praktik terbaik ini akan membantu Anda memastikan persetujuan templat Anda dengan cepat oleh WhatsApp sehingga Anda dapat mulai mengirim pesan.

1. Kategori Templat Pesan WhatsApp

Pastikan bahwa pesan Anda masuk ke dalam salah satu kategori berikut:

• Pembaruan Akun: Give customers updates about changes to their accounts.

• Pembaruan Peringatan: Send notifications on order updates or delivery services.

• Pembaruan Janji Temu: Send appointment reminders and confirmations.

• Balasan Otomatis: Send automatic messages during your Holidays or outside of work hours.

• Penyelesaian Masalah: Respond to questions, issues or information customers need from you.

• Pembaruan Pembayaran: Confirm that payments were successfully processed.

• Update Keuangan Pribadi: Update customers on personal finance queries.

• Pembaruan Reservasi: Keep customers up to date with their reservations. 

• Pembaruan Pengiriman: Send shipping updates on new purchases or orders.

• Pembaruan Tiket: Confirm and send ticketing update status.

• Pembaruan Transportasi: Update customers on transportation related tickets.
  ‍

2. Kesalahan Tata Bahasa dan Pemilihan Bahasa

Misspelling and grammatical errors can automatically flag your messages as spam or untrustworthy. Pastikan untuk memeriksa - dan periksa ulang - ejaan pesan Anda sebelum Anda mengirimkannya.

Your Templat Pesan must also match the language you’ve selected. If you are sending a message in Bahasa, but you’ve selected Inggris as the message language, your message will be automatically rejected. Berikut adalah daftarnya of supported languages by WhatsApp.

3. Aturan Pemformatan

Berikut ini adalah panduan pemformatan yang harus diikuti ketika menulis Template Pesan Anda:

1. Penamaan templat: The name of your message template can only contain lowercase alphanumeric and underscores (e.g. account_update_1) Make your message template name clear. 

2. Ukuran templat: The message has a limitation of 1024 characters and can not include new lines, tabs or more than 4 consecutive characters.

3. Harus berbasis teks: letters, digits, special characters, emojis, and WhatsApp specific formats.

WhatsApp juga memungkinkan Anda memformat teks yang dipilih di dalam pesan Anda dengan Bold, Miring, Coret, atau Monospace:

4. Variabel untuk Templat Pesan Anda

The Message Template uses numbered placeholders '{{x}}' for each variable in the message. Each variable can be replaced with text that contains letters, digits, special characters, or spaces. 

For our example, {{1}} is the name or the customer, {{2}} is how frequently the company is sending ke customer, {{3}} is the training ID of that specific client.

Here is how it would need to submitted for approval in our Kotak pasir:

"Hai {{1}}! Terima kasih telah memulai rencana latihan pribadi Anda. Kami akan mengirimkan pembaruan {{2}} dengan jadwal baru Anda. Anda bisa login secara online dengan menggunakan ID latihan Anda {{3}}. Tetap bugar!"

Berikut ini adalah tampilan pesan Registrasi Akun:

"Hai Anna! Terima kasih telah memulai rencana latihan pribadi Anda. Kami akan mengirimkan update mingguan dengan jadwal baru Anda. Anda bisa login online menggunakan ID latihan Anda 1234. Tetap bugar!"

For additional help writing your WhatsApp messages, check out panduan ini.

5. Menggunakan URL untuk pesan Anda

WhatsApp recommends sending links or URLs from your business domain. For example, if you are sharing a product link, you should share the full URL: https://bird.com/channels/whatsapp-marketing

We don’t recommend using Tautan Pendek or third party URL shortener such as Bitly: https://bit.ly/3t8RDEj

6. Aturan 24 jam

Understand how the Jendela Layanan Pelanggan 24 jam works and follow the rules of engagement. You can chat with a person for up to 24 hours after a customer first initiates a chat with you. Outside of the Customer Care Window, you should hanya mengirim pesan melalui Template Pesan yang telah disetujui. Sending other types of messages can lead to your account being flagged or blocked.

7. Aturan Keikutsertaan

You must receive keikutsertaan eksplisit from the end user before you can start sending WhatsApp Template messages. Keikutsertaan tidak dapat diasumsikan dan harus disetujui oleh pengguna akhir. The opt-in must 

• Nyatakan dengan jelas bahwa orang tersebut memilih untuk menerima pesan dari Anda melalui WhatsApp

• Sebutkan nama bisnis Anda dengan jelas

Buatlah pesan yang spesifik dan gunakan bahasa yang jelas. Contoh:

"Untuk menerima (faktur elektronik dan notifikasi pengiriman) ke (+31 XXX XXX) dari MessageBird, mohon balas ya"

Violating this rule can lead to your account/number being blocked. If you are still unsure, read pedoman WhatsApp kami for customer opt-in.

8. Jangan mengumpulkan data pelanggan atau mencoba menjalankan promosi

WhatsApp is slowly rolling out new promotion and marketing message templates starting in Indonesia and Mexico; however, if you are sending messages outside of those regions we recommend avoiding upselling, coupon codes, cold-call messages or sending links with polls to collect customer data otherwise your account could be flagged or blocked. 

9. Otomatisasi obrolan dengan jalur eskalasi

Anda dapat menggunakan chatbots dan otomatisasi obrolan untuk merespons dalam Jendela Layanan Pelanggan, tetapi Anda harus menyiapkan jalur eskalasi yang jelas dan langsung ke agen manusia.

Jalur eskalasi ini meliputi:

• Dalam Obrolan Transfer Agen Manusia

• Nomor telepon

• Email

• Dukungan web (di situs web bisnis)

• Kunjungan ke dalam toko (contoh: mengunjungi toko ritel, cabang bank)

• Formulir dukungan

10. Tingkatkan kualitas pesan Anda dari rendah ke sedang dalam waktu 7 hari

WhatsApp tracks the kualitas of your messages as rendah (merah), sedang (sedang) atau tinggi (hijau). 

If you are not able to improve the quality rating of your messages from low to medium within a 7-day period, WhatsApp will disable your templates and prevent you from sending new messages or even reject other ones. 

Contoh pesan yang ditolak

There are a sejumlah alasan as to why pesan dapat ditolak. We wanted to share some examples of messages that were rejected so that you don’t make the same mistake:

• Kupon promosi: Hai {{1}}. Terima kasih telah membeli sepatu Anda. Dapatkan 5% untuk pembelian Anda berikutnya dengan kode kupon ini {{2}}. Ini boarding pass Anda, dengan informasi tempat duduk dan gerbang. Apabila Anda ingin menghemat 5% untuk makan malam dalam penerbangan, pesanlah makanan Anda melalui aplikasi kami.‍

• Format yang salah: Hi {{1}} | Order Information: {{2}}‍

• Mix of languages: Hai {{1}}! Ini adalah Shoe Co, Terima kasih telah membeli sepatu Anda.‍

• Informasi sensitif: Hai, mohon berikan nomor rekening bank lengkap Anda untuk memproses permintaan Anda

• ‍Survei: Hai, kami tertarik untuk mengetahui perasaan Anda tentang kelompok makanan tertentu. Bersediakah Anda berpartisipasi dalam survei?‍

• Panggilan dingin: Bukankah ini waktu yang tepat untuk berbicara? Terima kasih atas ketertarikan Anda. Bisa kita bicara sekarang?

For additional examples, please refer to our guide "Mengapa templat pesan ditolak?".

Siap untuk mulai menggunakan WhatsApp?

API WhatsApp Business MessageBird connects you to your customers on the world’s most popular messaging app via our powerful Api, tools like Flow Builder and Inbox,, or native integrations like Zendesk. Pelanggan kami menggunakan WhatsApp untuk dukungan pelanggan, mengirim peringatan dan pemberitahuan, dan bahkan otentikasi dua faktor.

‍‍‍
API WhatsApp Business MessageBird offers:

• Integrasi yang mudah: Send and receive WhatsApp messages without having to host, manage or take care of software updates.

• Enkripsi WhatsApp dari ujung ke ujung: All your information is secure.

• Pesan yang kaya: CTA and quick-reply buttons, share and receive images, locations, files, audio, and inbound videos.

• Dukungan 24/7: Our offices around the world provide unparalleled support in every time zone, 24 hours a day, 7 days a week.

Bergabunglah hari ini and start sending WhatsApp Message Templates for your business!