Parece mentira que llevemos ya siete semanas trabajando desde casa. Cuando el Gobierno holandés anunció por primera vez el 12 de marzo de 2020 que todo el mundo debía quedarse en casa si era posible, nos pusimos inmediatamente en acción. En 30 minutos, nuestro CEO, Robert Vis, había enviado un mensaje a todos los Birds del mundo pidiéndoles que ese día se llevaran a casa sus portátiles, cargadores y otros artículos esenciales, porque a partir de esa tarde todas nuestras oficinas estarían cerradas.

En una noche (literalmente), pasamos a trabajar a distancia a más de 350 personas en ocho oficinas de todo el mundo.

Como empresa, seguimos de cerca la pandemia del coronavirus y estamos haciendo todo lo posible para evitar su propagación y, lo que es más importante, proteger la salud y el bienestar de nuestros empleados. Estamos orgullosos de nuestra rápida respuesta y, ahora que nos preparamos para la siguiente fase del trabajo a distancia, queríamos compartir algunas de las lecciones que hemos aprendido y lo que hemos hecho para preparar a nuestra gente y a nuestros equipos para el éxito virtual. Al fin y al cabo, estamos #inthistogether.

Pautas para trabajar desde casa

As it seemed more likely that an “intelligent lockdown” scenario would come into effect for countries around the world, we focused on how to quickly and efficiently help our teams transition to working from home. We created best-practice guides for Birds and managers, plus parents and caregivers who faced additional challenges balancing the new work-life reality. These guidelines helped us ensure we maintained our Bird style of working while supporting the flexibility required to make WFH successful. 

Tecnología adecuada

As a tech company, we didn’t have to do a lot to ensure we had all the right collaboration tools in place to allow for virtual, real-time working together. Our day-to-day includes Hangouts, Slack, WhatsApp, Google Docs, Sheets and Slides, and we are fortunate enough that we’re used to going completely remote as a company (the last time being for our company offsite in Marrakech en el beginning of the year). However, we have gained extra appreciation for these tools as they continue to help us bridge the virtual divide, ensuring we remain connected and talking constantly.  

Mantener la comunicación

En Bird, siempre intentamos ser lo más transparentes posible. Ser claros y directos nos ayuda a mantener la velocidad y a asegurarnos de que todos corremos en la misma dirección. En una situación tan singular, nos pareció importante llevar nuestras comunicaciones internas al siguiente nivel: compartir la información más rápido y en el momento, incluidas las incertidumbres.

GLOBAL ALL-HANDS:

We started running our global All-Hands meetings on a weekly basis. These company-wide meetings had been introduced when we were just 30 people, and since then, they’ve become a monthly figure in our calendars. As a global company, these normally kick-off at 1:00 p.m. CET, and typically last between 60-90 minutes; with moving them to a weekly cadence, we made them shorter (30 minutes) and, ultimately, more impactful. We keep a la same content structure — introducing our new Birds, sharing business updates, celebrating milestones, giving Kudos shout-outs, and driving alignment around our company strategy. We always have an open Q&A en el end where we read out and answer all questions (unfiltered). We then capture these in an FAQ which we share on our internal communications hub so everyone can review and reflect on the answers. We feel this also helps our managers be able to provide more details and context to their teams on the topics they care about the most.  

UN NUEVO BOLETÍN SEMANAL:

Hemos lanzado un nuevo boletín global semanal para compartir actualizaciones clave sobre COVID-19, información comercial, actualizaciones de personas y equipos, así como información financiera. Pero la sección más leída de este boletín es nuestro "WFH Vlog", en el que presentamos a tres Aves que nos llevan al interior de sus nidos WFH. Desde nuestro Director Financiero, que construye un espacio de trabajo exclusivo bajo la mesa del comedor con sus tres hijas, hasta nuestro Director Jurídico, que corre con su hijo en triciclo por el patio trasero, siempre son un poco juguetones y contienen sugerencias extravagantes sobre cómo conseguir que el trabajo a distancia sea un éxito. Y lo mejor: etiquetan a otras tres personas que serán las siguientes en hacer lo mismo la semana siguiente.

SINCRONIZA CON LOS GESTORES GLOBALES:

It’s important to us to keep building our leadership community as we adapt to leading distributed teams. To make this happen, we pull our global people leaders together every Wednesday to discuss important organizational and people topics, and answer any questions. 

MEJORAR NUESTRO IC CHANNELS:

La clave de las comunicaciones internas es que sean fáciles de entender, encontrar y compartir. A lo largo de esta pandemia, nos hemos centrado en optimizar nuestras comunicaciones internas channels para asegurarnos de que todas las Aves puedan encontrar la información que necesitan, cuando la necesitan y como la necesitan. Nuestro IC hub (apodado El Kiwi) es nuestro canal central para toda la información - las Aves pueden encontrar todo aquí: las últimas medidas del gobierno y de las autoridades sanitarias, planes de continuidad de negocio, restricciones de viaje, preguntas frecuentes, guías WFH, nuestros boletines semanales, y todos los anuncios globales y regionales. Todas las comunicaciones channels remiten a nuestros equipos a este centro.

Try to keep it fresh and fun 

We would not be Bird if we didn’t introduce some fun into our new day-to-day. So we’ve added one more IC channel — En BirdFeed — where we share healthy recipes, our favorite Spotify playlists, series and movies to binge watch, and the best books to read. We also host virtual meditation sessions and hard-core workouts hosted by our own in-house trainers. We even have a Bird University digital library where we share online courses for people to continue to work on their development and personal growth.  

Set the right expectations

COVID-19 nos ha sacudido a todos, y este tiempo de incertidumbre se ha visto agravado por tener que adoptar una rutina totalmente nueva -una nueva "normalidad"- en la que nuestras vidas personales y laborales se han mezclado por completo. Es difícil compaginarlo todo.

So as a company, we’ve tried to set the right expectations. En most important thing we can encourage our Birds to do is take a break! Schedule some time to exercise, read, try out a new recipe or pause for a cup of coffee. Take some time off and step away completely from their laptop for a day or more. The mental health and wellbeing of our Birds is so important — to us, their friends, and especially their family. To further support them, we offer coaching for individuals and teams on coping with the COVID-19 situation.

Incorporación virtual

Despite these unusual work circumstances, we remain focused on growing the business. We’re continuing to source and hire the best talent in the industry, with all interviews completed virtually. Although we love bringing all new joiners to our Amsterdam headquarters to kick-start their onboarding, we’ve had to find a different way to help them ramp up.  Around the world, all newly hired Birds are shipped the MessageBird starter pack, including a laptop, branded “swag” and noise-cancelling headphones. We also launched a new digital onboarding app and training tool which allows Birds to explore everything from our culture and our offices to products and commercial strategy, right from their mobile phone. And we’ve also designed virtual onboarding kits for both new hires and their managers, to ensure a smooth welcome a la MessageBird family.

Mirando al futuro

We won’t deny it — we’re excited to return to our offices. We miss our teams, colleagues, lunches and Friday beers. But the truth is, we don’t know if we’ll be able to go back in three weeks or three months. Although we’re preparing for all eventualities, our main focus is on continuing to make today’s reality work. We’re keeping our culture alive at every touchpoint, keeping pace and making traction — really just making it work to “get shit done.” 

So, until we’re able to safely go back to the office location, let’s make sure we keep staying connected, sharing best practices, and supporting each other through this period. At MessageBird, we believe in the power of different perspectives (and ideas)! So, if you have any tips, tricks or your own lessons learned, we’d love to hear about them so we can learn from you. 

Por ahora, mantente sano, mantente seguro y sigamos compartiendo.